Sain pyynnön, että kävisin etätyöskentelyn suunnitteluun ja itsensä johtamiseen joitakin vinkkejä läpi, kun moni tuttavistani ovat aivan uuden tilanteen edessä, tehdessään nyt ihan ensimmäistä kertaa etätyötä. Mietittyäni hetken totesin, että todella monella on haastavat päivät ja viikot edessä, kun omat työt tulisi tehdä ja samalla huomioida etäopetuksessa olevat koululaiset ja heidän tarpeensa.

Etätyön perusteet

Maailmaa ja meitä ravisteleva poikkeustilanne on hiljentänyt työpaikat ja yhä isompi osa työntekijöistä on siirretty etätyöskentelemään kotiin. Osalle etätyö on normaali tapa tehdä töitä ja nämä henkilöt ovat tietysti paljon valveutuneempia, toimimaan ja heille siirtymä ei välttämättä aiheuta stressireaktioita tai paniikkia. Yrityksessä, jossa etätyö on arkinen toimintamalli, myös säännöt ja rutiinit ovat jo olemassa. Nyt ilman varoitusta, näitä taitoja tarvitaan jokaiselle työpaikalle ja useille työntekijöille.  

Etätyö on työntekijän ja työnantajan sopimukseen liittyvä työntekemisen muoto, ilman paikka sidonnaisuutta. Kuitenkin niin, että työaika on sama kuin fyysisessä työpäivässä ja töitä tehdään ns. normaalisti, ellei erikseen sovita jotain muuta. Jos työaikaan tai tulosvastuutehtäviin tehdään poikkeuksia, myös sopimuksen ehdot vaikuttavat palkkaukseen ja etuihin. Tästä toki voidaan työnantajan kanssa sopia ja tehdä ratkaisua tilanne sekä sopimuskohtaisesti. 

Etänä tehdessä haasteena on usein, myös kokeneille työn rytmittäminen sekä keskittymiskyvyn säilyttäminen, työkavereiden sosiaalinen puuttuminen ja vuorovaikutustilanteet. Etätyönä tehtävä työ, ei siis ole vähän ”vasemmalla kädellä” puuhastelua vaan täysi ammatillinen työpäivä. Etätyöhön liittyy siis olennaisesti työsopimuslain mukainen johto – ja valvontaoikeus sekä lukemattomat muut työsuhteen keskeiset ehdot.

Etätyö on merkittävä osa perheen ja työn yhteensovittamista (normaalioloissa) ja tätä valvotaan lainsäädännön toimin sekä uudella vuoden alusta tulleella työaikalain muutoksella.  Lisäksi tämä on osa yritysten laaja-alaista henkilöstöpolitikkaa, jossa suunnitelmien ja arvioiden kohteena on myös henkilöstön työhyvinvointi ja sen tukeminen.

Kotona tehtävän työn perusteet

Usein kotona tai itse valitussa paikassa tehtävät työt luokitellaan etätyöksi, joka on näissä tilanteissa väärä termi, eikä näin ollen etätyön säännöt päde. Kotona tehtävä työ perustuu yleisesti jonkinlaiseen yhteistyösopimukseen tai yrittäjyyteen, eikä näissä ole työsuhteesta, jota laki valvo.  

Kotona tehtävä työ, on tekijän itse suunniteltava, johdettava ja toteutettava – työnteon malli. Toki raameja tulee esim. projektien kestosta ja työn sisällöstä, mutta päivittäisen työn sisällön suunnitelmista alkaen sekä käytettävän ajan ja ajankohdan tekijä itse valitsee. Lisäksi työlle on kotona tai muussa valitussa paikassa, työskentelyä varten osoitettu tila. Toiset ovat aamuvirkkuja toiset haluavat työskennellä myöhään yöhön.

Toteutuksen vastuut ja taitovaatimukset

Etätyössä johto ja valvonta työn toteuttamisesta on lähiesimiehellä. Tämä edellyttää erityisesti niitä taitoja, jolla erilaisia ihmisiä tuetaan toimimaan ilman sitä fyysisistä läsnäoloa.Voidaan puhua etäjohtamistaidoista, eli keinoista miten huomioidaan yhteisöllisyys, tiedonkulku ja luottamus.

Työntekijän taitovaatimuksina voidaan pitää suunnittelun, itsensä johtamisen, tavoiteajattelun, viestinnän sekä hyvinvoinnin ylläpidon taitoja.

Kotona tehtävä työ, toteutetaan ilman valvontaa ja itsenäisesti. Ainoastaan ”työn tilaajalla” on mahdollisuus rajata työn kestoa tai sisältöä, kaikki muu on tekijän / palvelun tarjoan vastuulla. Joten tehtävän suorittamiseen tulee vastuista esim. päivittäisestä aikataulusta, työn sisällöllisestä suunnittelusta, itsensä johtamisesta ja motivoinnista, tavoitteista ja hyvinvoinnista sekä työn laadusta on tekijällä. Tästä kokonaisuudesta usein määräytyvät tulot ja valmiista työstä vasta saadaan korvaus.

Mitä tehdä, kun joutuu etätöihin

1. Varaudu etätyön sopivalla työtilalla (ergonomia ja tietoturva)
2. Sovi tarkkaan etätyön kesto ja sisältö (päivittäinen työaika, kirjallinen sopimus – lain mukaan)
3. To do lista – mitä teet ja milloin (samat toimintaperiaatteet, kun työn suunnittelussa työpaikalla)
4. Aikatauluta ja määritä tavoitteet (esim. päivä/viikko tai jaksoperusteisesti)
5. Huolehdi viestinnästä, työkavereiden sekä esimiesten kanssa (esim. aikataulutettu nettipalaveri)
6. Huolehdi jaksamisesta, pidä taukoja ja liiku sekä syö

Näillä kokemuksilla ja tiedoilla, voimme kehittää monia organisaatioita, joten kokemuksesta kannattaa pitää vaikka työpäiväkirjaa.

Itsensä johtamisen vinkkejä

Etätyöpäivä kannattaa aloittaa samalla tavalla, kun muutkin työpäivät. Työn suorittamista auttavat rutiinit etenkin silloin, kun itsensä johtaminen on haastavaa. Usein suositellaan, että tee vaikein homma ensin niin päiväsi paranee ja etätyössä tätä kannattaa kyllä suosia, ainakin siihen asti, kun etätyörutiinit ovat ns. hukassa ja etätyöpäivä tuntuu jo ennen aloitusta vaikealta.

1. Pidä huoli, että työvälineet ovat kunnossa ja tarkista tehtävät työt esim. edellisenä päivänä.
2. Muista myös kotona rajoittaa ääni hälyt, sillä ne saavat ajatukseni siirtymään, etkä pysy keskittyneenä
3. Varmista, että sinulla on kaikki tarvittava tieto käytettävissä ja huolehdi, että viestinä toimii muiden ”jäsenien” kanssa ja että olette ns. samalla aikataululla linjoilla
4. Mieti missä haluat työskennellä ja miten parhaiten pääset ns. työmoodiin, suosi rutiineja
5. Pidä listaa toteutumisesta, eli huolehdi arvioinnista, mitä saat aikaiseksi (kotona on helppo haahuilla) ole siis oma-aloitteinen, mutta käytä työkavereitasi ja esimiestä apunasi

Mun valinta on kotona tehtävä työ

Työnmallit tulevat varmasti tämän kokemuksemme jälkeen muuttumaan, merkittävästi. Useammat alkavat miettiä työskentelyn vapautta, vapauden tuomia mahdollisuuksia ja omaa osaamista. Yksikään työpaikka ei ole enää turvallinen, kun meitä maailmanlaajuisesti koetellaan, joten tuskallisten vaiheiden jälkeen ja jopa aikana, usein innovoimme jotain uutta, kun huomaamme ettei se vanha malli ehkä enää toimikkaan tai tyydytä omia tarpeita.

Olen avannut oman tarinani useammassa eri blogissa ja toivon, että nämä tarjoavat myös sinulle lukijana ajatuksia, että kaikkea voi oppia ja muuttaa.

Heidi